Case Study · Prozesse & Automatisierung
Vom manuellen Auftrag zur automatisierten Abwicklung.
Webshop, ERP, Zahlung und Logistik waren nicht durchgängig verbunden. Gemeinsam mit Geschäftsführung, Mitarbeitern und IT entstand ein neuer Prozess.
Die Ausgangslage
Jede Bestellung kam als E-Mail im Büro an. Sie wurde manuell im Lexware-ERP erfasst, Belege wurden erstellt und der Auftrag anschließend an einen externen Logistiker übertragen. Webshop und ERP tauschten keine Informationen aus.
Auch Zahlungsstatus und Kundenkommunikation erforderten manuelle Arbeit. Zwei Vollzeitkräfte waren täglich mit den Webshop-Bestellungen beschäftigt.
Mein Beitrag
Ich habe das Problem gemeinsam mit Geschäftsführung, allen beteiligten Mitarbeitern und einer IT-Firma analysiert, den Prozess sichtbar gemacht und einen umsetzbaren Weg entwickelt.
- Anforderungen aller Beteiligten zusammengeführt
- Zielprozess und Verantwortlichkeiten abgestimmt
- Geschäftsführung, operative Mitarbeiter und IT verbunden
- Umsetzung und schrittweise Automatisierung begleitet
- Wirkung im Arbeitsalltag überprüft
Die Lösung
Bestellungen werden heute automatisch erkannt, Zahlungen verbucht und Aufträge an die weiteren Systeme übergeben. Kunden erhalten automatisierte Statusinformationen. Nur Vorkasse-Zahlungen werden derzeit noch kontrolliert; auch dieser Schritt wird durch die Kontoanbindung weiter automatisiert.